Der beamtenrechtliche Leistungsgrundsatz fordert, dass alle wichtigen Entscheidungen über die berufliche Entwicklung der Beamtinnen und Beamten anhand deren Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zu treffen sind. Als Bewertungsinstrument greift man bis heute auf die sog. dienstliche Beurteilung zurück. Aufgrund der Rechtsprechung kommt ihr in Beförderungs- und Aufstiegsverfahren eine überragende Bedeutung zu, weil der Rechtsschutz bei Auswahlentscheidungen an die dienstliche Beurteilung anknüpft. Die Gerichte machen die dienstliche Beurteilung zum Maßstab, ob eine Personalentscheidung unter Beachtung des Leistungsgrundsatzes getroffen wurde. Das heißt: Die Gerichte bewerten die Bewerberinnen und Bewerber um einen Beförderungsdienstposten nicht selbst, sondern entscheiden ein Konkurrentenstreitverfahren anhand der dienstlichen Beurteilung. Auch die Beurteilung selbst kann mit dem Ziel, eine bessere Bewertung zu erhalten, angegriffen werden, um sich in einem Konkurrentenstreitverfahren bessere Ausgangsbedingungen zu verschaffen.
Die konkrete Ausgestaltung der Beurteilungssysteme ist dem Dienstherrn überlassen. Auch zwischen den Dienstbehörden kann es Unterschiede geben. Die Gestaltungsspielräume im Beurteilungswesen sind groß. Geregelt wird die Beurteilung in Verwaltungsvorschriften („Beurteilungsrichtlinien“). Dienstliche Beurteilungen haben meist regelmäßig zu erfolgen. Die Beurteilungszeiträume sind in der öffentlichen Verwaltung höchst unterschiedlich. Neben diesen Regelbeurteilungen gibt es Anlassbeurteilungen, wenn sie z. B. für eine Beförderungsentscheidung benötigt werden. Für ältere Beamtinnen und Beamte wird auf die Regelbeurteilung oft verzichtet. Dahinter steht die Annahme, dass nach dem 50. Lebensjahr die berufliche Entwicklung weitgehend abgeschlossen ist. Allerdings bleiben Anlassbeurteilungen jederzeit möglich, weil in der Praxis auch danach noch häufig Beförderungen erfolgen.
Inhaltlich bewertet die dienstliche Beurteilung Eignung, Befähigung und fachliche Leistung. Dabei bezieht sie die allgemeine geistige Veranlagung, den Charakter, den Bildungsstand, die Arbeitsleistung, das soziale Verhalten und die Belastbarkeit in die Bewertung ein. Sie schließt in der Regel mit einer Gesamtbewertung ab, die sich zumeist in der Vergabe einer Gesamtnote (z. B. „sehr gut“, „gut“) oder einem anderen qualitativen Gesamturteil (z. B. „entspricht den Anforderungen“, „übertrifft die Anforderungen“) ausdrückt. Außerdem sollen Vorschläge für die weitere dienstliche Verwendung gemacht werden. Die Beurteilung weist also nicht nur den Ist-Stand von Eignung und Leistung nach, sondern gibt auch eine Prognose über die weiteren beruflichen Perspektiven ab. Um die zur Beurteilung verpflichteten Dienstvorgesetzten dazu zu zwingen, bei der Benotung zu differenzieren, gibt es Richtwerte für die Spitzennoten. Im Bund dürfen bisher z. B. nur 15 Prozent der Beamtinnen und Beamten die Bestnote, 35 Prozent die zweitbeste Note erhalten. In Nordrhein-Westfalen sind es dagegen nur 10 bzw. 20 Prozent. Der Bund setzt seine Werte aktuell auf dieses Niveau herab. Die Richtwerte beziehen sich auf festzulegende Vergleichsgruppen, die nach Besoldungsgruppen oder Funktionsebenen gebildet werden können.
Beurteilungsverfahren sind oft standardisiert. Dazu werden den beurteilenden Dienstvorgesetzten Formulare vorgegeben, die die Bewertungskriterien und die Notenskala für die Gesamtbewertung beinhalten.
